Als Business Analist bij HLB Van Daal houd ik me dagelijks bezig met verschillende datavraagstukken. De uitdaging zit ‘m voor mij vooral in de vraag hoe we de bedrijfsvoering van ondernemers (nog) beter kunnen maken aan de hand van data. Vaak kom ik hierbij samen met de ondernemer tot de ontdekking dat er heel veel waardevolle data verscholen zit in organisatie, zonder dat deze ondernemer zich hier bewust van is. Mijn vraag aan jou is dan ook: weet jij welke geheimen zich schuilhouden in de data van jóuw organisatie?

Graag neem ik je mee in een recent gesprek dat ik met een klant had. Deze klant doet het goed: hij groeit en opent de ene vestiging na de andere. Hiermee doet zich echter ook een probleem voor: hij raakt langzaam maar zeker het overzicht kwijt over de vestigingen heen. Of ik hem daar als Business Analist bij zou kunnen helpen.

Samen gingen we aan de slag. We verbonden meerdere van zijn beschikbare bronnen met elkaar en kwamen zodoende samen tot nieuwe inzichten wat betreft zijn bedrijfsvoering. Zo ontdekte deze ondernemer dat zijn kleinste vestiging juist de grote winstmarge opleverde. Hoe kan dat toch, vroegen we ons af? Het gaf de ondernemer voldoende aanleiding om nog eens dieper in de beschikbare data te duiken en op basis van deze data gerichter sturing te geven aan zijn bedrijf.

De geheimen van data

Natuurlijk ga ik hier niet alle ins en outs van het verdere dataonderzoek bij deze ondernemer uit de doeken doen. Wel ga ik je een stappenplan aanreiken om aan de slag te gaan met de data binnen jóuw bedrijf. Deze stappen helpen je de datageheimen van je organisatie bloot te leggen en dat helpt jou als ondernemer bij het nemen van belangrijke besluiten!

Stap 1: Maak inzichtelijk welke data je in huis hebt

De misschien voor de hand liggende eerste vraag als je met data aan de slag wilt, is welke data je eigenlijk allemaal in huis hebt. Maak hiervoor eerst een overzicht van de systemen die je in de dagelijkse bedrijfsvoering gebruikt. Schrijf daarna op welke gegevens je allemaal in deze systemen opslaat. Vaak verbaas je je nog over hoeveel je weet over je eigen proces, klanten en producten.

Stap 2: Bedenk wat je al wel weet, en wat nog niet

Jij als gebruiker en ervaringsdeskundige weet als geen ander wat je vastlegt over je proces of klant. Zo weet je waarschijnlijk dat je de uitgaande producten bijhoudt, wanneer je klanten die producten koopt en waar deze producten heen gaan. Daarnaast heb je persoonlijke relaties en ervaringen die je dagelijks inzichten geven in wat er binnen je organisatie gebeurt.

Iets wat je bijvoorbeeld misschien nog niet wist en wat je, als je naar je data kijkt, wel inzichtelijk kunt krijgen, is dat je een klant hebt die altijd zijn orders in stukken opkoopt. Dit is op zich niet erg, de klant is immers koning. Maar voor jou als ondernemer is het veel efficiënter als de klant al zijn orders in één keer bestelt. De data helpt je dit te organiseren. Want jij weet op basis van de data wat deze klant iedere maand in delen bestelt en dus kun je hem verleiden al zijn producten, bijvoorbeeld met een aantrekkelijke korting, in één te kopen. Dat maakt jouw verkoopproces efficiënter en de klant is in één keer voorzien in zijn behoefte. Bovendien laat je de klant op deze manier zien dat je aandacht hebt voor jouw relatie met hem: twee vliegen in één klap.

Stap 3: Aan de slag (begin klein)

Wil je dergelijke inzichten uit jouw bedrijfsdata halen, dan is het advies om klein te beginnen. Grootst dromen mag, maar leg eerst een solide basis. Ga op zoek in één van je systemen naar de exportknop en begin met het uitdraaien van de herkenbare Excelsheets en csv-bestanden. Heb je deze exports gedraaid, dan kun je gaan kijken of er opvallende onderdelen tussen zitten. Filter bijvoorbeeld eens op verschillende cases. Zo zou je in het voorbeeld van de ondernemer die steeds losse orders bestelt, kunnen filteren op klantnaam en afname-dagen. Liggen deze dagen dichtbij elkaar of liggen ze juist ver van elkaar af? De vraag andersom benaderen, kan ook: kijk naar de producten of diensten die je aanbiedt en bekijk wanneer deze worden afgenomen. Zo krijg je de zaken inzichtelijk en kun je hier besluiten op nemen.

Stap 4: Besluiten nemen

We hebben nu de data uit je systemen gehaald en op basis hiervan bepaalde inzichten verkregen. Oftewel: we hebben van je ruwe data ‘informatie’ gemaakt. Nu komt de belangrijkste, maar ook de moeilijkste stap: het nemen van de juiste beslissingen op basis van deze informatie. Wat wil je doen nu je al deze geheimen blootgelegd hebt? Je ziet bijvoorbeeld dat klanten of processen anders zijn over de vestigingen van je bedrijf. Wil je dan alles gelijktrekken of juist de unieke werkwijze per vestiging bevorderen? Deze besluiten zijn vaak lastig te nemen en vergen daarom meer tijd en nader onderzoek. Dat is dan ook mijn extra tip wanneer je aan de slag gaat met de data in jouw organisatie: neem de tijd. Vooral als dit de eerste keer is dat je data op deze manier gaat raadplegen. En natuurlijk zijn er nog vele vervolgstappen die je kunt nemen als het gaat om data-analyse. Want hoe houd je je data accuraat zodat het ook de actuele status reflecteert? En hoe presenteer je de data op een heldere manier voor jezelf en aan mede-beslissers?

Ga je op de juiste manier, met de juiste data en met de juiste doelen voor ogen aan de slag met het blootleggen van de geheimen in jouw organisatie? Dan levert jouw bedrijfsdata een schat aan informatie op en helpt het je jouw bedrijf absoluut toekomstbestendig te maken.

New Call-to-action

Op de hoogte blijven?

New call-to-action