Onderwerp: Financieel

Je administratie op orde hebben? Klinkt als de normaalste zaak van de wereld, maar het is een taak die vaak vooruit wordt geschoven en waar je graag zo min mogelijk aandacht aan wilt besteden. Jammer, want met de juiste inrichting voldoe je aan alle richtlijnen van de Belastingdienst en heb je ook nog eens realtime inzicht. In deze blog lees je meer over de voordelen en eisen van een up-to-date administratie die jou gaan helpen besluiten te nemen, tijd te besparen, regels op te volgen en het belangrijkste: grip op je financiële situatie.  

1. Tijd besparen met een boekhoudpakket?

Voor een (startende) ondernemer is de keuze voor een boekhoudpakket erg belangrijk. Er zijn veel soorten boekhoudpakketten met de benodigde voor- en nadelen. Maar houd jij er al rekening mee dat je bij de groei van je organisatie afhankelijk bent van de mogelijkheden van het gekozen pakket? Door de voor- en nadelen met elkaar te vergelijken, vooraf of bij de groei van je organisatie, voorkom je dat je na enige tijd uit de mogelijkheden van het gekozen pakket groeit. Op administratief vlak wordt er steeds meer geautomatiseerd. Voor veel ondernemers een belangrijk criterium bij de keuze voor een boekhoudpakket. Logisch, want als ondernemer wil je zo min mogelijk tijd besteden aan het op orde brengen van je administratie. Kijk dus naar alle mogelijkheden zoals het scannen van facturen via een app, het aanleggen van een bankkoppeling, betalen van facturen middels het pakket, automatisch versturen van betalingsherinneringen, het bijhouden van een voorraadadministratie, mogelijkheden tot het koppelen van andere pakketten én wat ik aanraad, de mogelijkheid tot  ‘meekijken’ door je accountant. Als je accountant toegang heeft tot je administratie kan hij/zij gemakkelijk je vragen beantwoorden en de benodigde controle uitvoeren. Met voldoende onderzoek naar alle mogelijkheden en een zorgvuldig afgewogen keuze van je pakket bestaat zelfs de mogelijkheid om je kassasysteem te koppelen aan je boekhoudpakket. Dit scheelt een hoop handmatig werk!  

 

2. Goed onderbouwde besluiten nemen?

Kun je een voorgenomen investering wel betalen en heb je voldoende liquiditeit? Realtime inzicht in je bijgewerkte administratie zorgt ervoor dat je besluiten kunt nemen aan de hand van een helder inzicht in je financiële situatie, onmisbaar dus. Het periodiek bijhouden van je administratie is daarvoor erg belangrijk. Daarbij biedt een up-to-date administratie de mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van prognosesoftware (bijvoorbeeld Visionplanner). Een meerwaarde als je bezig bent met de toekomst van je onderneming. Op ieder gewenst moment inzicht in de prestaties van je onderneming zorgt ervoor dat je telkens de juiste koers kan bepalen. 

 

3. Eisen van de Belastingdienst, houd jij er al rekening mee?  

De Belastingdienst stelt eisen aan jouw administratie zoals de bewaarplicht en juiste verkoopfacturen. Hieronder lees je waar je rekening mee moet houden. 

  • Bewaren, hoe lang dan?  
    Als ondernemer ben je verplicht de basisadministratie voor zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst moet je administratie namelijk kunnen controleren. Voor facturen over onroerende zaken geldt een andere bewaarplicht, namelijk tien jaar. Je dient de facturen te bewaren in de vorm waarin je ze ook hebt ontvangen; digitale facturen dien je dus digitaal te bewaren. Wat verstaat de Belastingdienst onder een basisadministratie? Dit zijn het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
  • Correcte verkoopfacturen voor de Belastingdienst 
    Een verkoopfactuur is pas rechtsgeldig als hij voldoet aan de gestelde eisen van de Belastingdienst. Dit is zowel voor de btw-administratie van jezelf als van je klant belangrijk. Zorg ervoor dat je voor de verzending van een factuur hebt uitgezocht of hij voldoet aan alle gestelde eisen 

4. Btw-plicht, btw-aangifte doen en betalen?  

Als ondernemer heb je te maken met btw-regelingen. Deze regelingen zijn van toepassing op jouw producten en diensten. Ben je al bekend met de regelingen omtrent het factureren van goederen en diensten? Wanneer je goederen in Nederland verkoopt gelden er andere regelingen dan wanneer je de goederen exporteert naar het buitenland. Zorg dat je dit vooraf goed uitgezocht hebt om onjuiste verkoopfacturen en aangiften omzetbelasting te voorkomen. Zo kun je maandelijks of per kwartaal als btw plichtige de juiste aangifte indienen bij de Belastingdienst.  

 

5. Bijhouden, back-up maken en wat nog meer? 

Het bijhouden van een deugdelijke (digitale) administratie is erg belangrijk. Onder andere voor het voeren van de administratie, opstellen van de jaarrekening, ter onderbouwing van (btw) aangiften en bij een eventuele belastingcontrole. Zorg er altijd voor dat je de overeenkomsten en contracten die je sluit bewaart aangezien je accountant hier vaak een exemplaar van wil ontvangen ter onderbouwing van de jaarrekening. Denk ook na over een back-up systeem, omdat je een bewaarplicht hebt van zeven jaar voor de Belastingdienst. Het is dus belangrijk om je administratie veilig te bewaren zodat deze niet verloren kan gaan.

 

Als er al ooit een moment was om je boekhouding up-to-date te hebben dan is het nu. De coronacrisis heeft laten zien hoe belangrijk het is om grip te hebben op je financiële situatie en dus echt een must-have is.

New Call-to-action

Op de hoogte blijven?

New call-to-action