Een ongeordende administratie is verleden tijd

Ben jij helemaal bij met je administratie? Veel ondernemers moeten zichzelf dwingen om de administratie van de onderneming bij te werken. Je hebt het te druk, hebt wel iets leukers te doen of er zijn andere prioriteiten. Valkuilen waardoor je administratie vaak last-minute wordt bijgewerkt. Maar de vraag is, kost het in de meeste gevallen nu eigenlijk wel echt zoveel moeite en tijd? Of zijn er nog efficiency slagen te behalen? Tegenwoordig kunnen we van alles met apps op onze telefoons, gebruik jij dit ook al voor het bijwerken van je administratie?

Het bijwerken van je administratie doe je vooral voor jezelf. Met een bijgewerkte administratie heb je een gedetailleerd inzicht in onder andere de voorraadadministratie, het betaalgedrag van klanten, openstaande verkoopfacturen en het behaalde resultaat gedurende het jaar. Zodat jij als ondernemer écht naar de toekomst kunt kijken.

Een goede start is het halve werk

Het uitbesteden van je administratie hoeft niet altijd duur te zijn, maar brengt ook de nodige voordelen met zich mee. Meer focus, een stabiele(re) organisatie en efficiënter werken. Mijn collega Bart Megens schreef er recent een blog over. Met behulp van de bijgewerkte administratie en verwachtingen van jou als ondernemer voor het komende jaar of jaren kan een prognose worden gemaakt. Deze prognoses kunnen onder andere van toegevoegde waarde zijn wanneer je van plan bent om vervangings- of uitbreidingsinvesteringen te gaan doen.

Ben je graag zelf volledig in de lead én vind je het belangrijk om alle ins en outs te weten van jouw eigen organisatie dan kan je zelf je administratie bijhouden. Vergeet dan niet over de onderstaande zaken na te denken.

De keuze voor een boekhoudprogramma is erg belangrijk, deze moet namelijk bij jou én je organisatie passen. Doe jij nog veel handmatige handelingen om de administratie bij te werken? Ben je vaak onderweg? Of heb je onvoldoende inzicht in je administratie en hierdoor ook geen goed beeld voor de toekomst? Denk dan aan een online boekhoudpakket waarmee je bonnetjes middels een app op je smartphone kan fotograferen en direct kan doorsturen naar het boekhoudprogramma. Heb je een winkel met een digitaal kassasysteem? Dan is het belangrijk dat je boekhoudprogramma de kassa’s uit kan lezen en/of de data makkelijk over te halen is. Met dergelijke zaken moet je bij de oriëntatie voor het juiste programma rekening mee houden.

De volgende fase, inrichten.

Heb je een keuze gemaakt, dan start de volgende fase. Het inrichten van de administratie. Een drietal punten zijn van belang om rekening mee te houden:

  • Inrichting grootboekschema
    Veel boekhoudprogramma’s hebben een standaard template met grootboekrekeningen, maar dat wil niet zeggen dat deze indeling geschikt is voor jouw administratie. Een onderverdeling in omzet binnenland en buitenland zal geen toegevoegde waarde hebben voor een detailhandel die een fysieke winkel in Brabant heeft. Voor deze ondernemer geeft een omzetverdeling per productgroep juist meer informatie.
  • Voorraadadministratie
    Wanneer er sprake is van een voorraadadministratie is het ook van belang hier vóór het inrichten van de administratie goed over na te denken. De voorraadadministratie is een belangrijk onderdeel van de administratie. Als ondernemer kun je hieruit de omloopsnelheid van de voorraad, mogelijke veroudering van producten en de voorraadwaarde analyseren. Daarnaast is het ook van belang dat de voorraad met de juiste aantallen en waarden in de administratie verwerkt wordt, tevens gelet op de jaarrekening.
  • Bankkoppeling
    Een bankkoppeling zorgt ervoor dat uw bankmutaties automatisch in uw administratie terecht komen. Na het toewijzen van de bankregels is de administratie bijgewerkt. Geen gedoe meer met het handmatig invoeren of importeren van bankmutaties.

Aan de slag

Je hebt een weloverwogen besluit genomen voor het boekhoudprogramma en de inrichting is afgerond. Je kunt aan de slag! Hieronder benoem ik een aantal punten voor het verwerken van de administratie die je onder andere tijd bespaard en ervoor zorgt dat alle documenten en handelingen in één pakket worden vastgelegd.

Inkoopfacturen

De ontvangst van inkoopfacturen gaat tegenwoordig veelal per e-mail. Je kunt een inkoopfactuur, middels een mail via een scanoplossing, direct naar de administratie versturen. Deze scanoplossing zal gegevens op het factuur, zoals de NAW-gegevens, factuurnummer, datum en de bedragen automatisch herkennen. Bij het bijwerken van de administratie opent het doorgestuurde inkoopfactuur. Je controleert de gegevens en bedragen die al zijn ingevuld en geeft aan op welke grootboekrekening het factuur geboekt moet worden. De tijd die je normaal gesproken kwijt bet met het handmatig invoeren van al deze informatie is dus verleden tijd! Daarnaast worden al de inkoopfacturen digitaal opgeslagen in het boekhoudprogramma waardoor je nooit meer een factuur kwijt bent.

Verkoopfacturen

Je hebt goederen of diensten geleverd aan klanten en moet hiervoor een factuur opstellen en versturen. In het boekhoudprogramma kun je een verkoopfactuur opstellen en deze direct naar de klant versturen. De verkoopfactuur is na verzending ook direct geboekt waardoor er minder handelingen nodig zijn bij het bijwerken van de administratie. Tevens worden de facturen digitaal bewaard. Zie je dat er een factuur te lang open blijft staan, stuur dan met een druk op de knop een herinnering aan je klant.

Bankkoppeling

Door de bankkoppeling worden de bankmutaties automatisch ingelezen in de administratie. Het boekhoudpakket herkent automatisch bepaalde bedragen aangezien het kan gaan om openstaande inkoop- of verkoopfacturen. Voor deze bankmutaties zijn geen handmatige handelingen van jouw als ondernemer meer nodig. De bedragen die overblijven kan je verwerken op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen. Als ondernemer weet je precies wat er op de bankrekening gebeurd, daarom zal dit geen extra ballast opleveren. Je zal zien dat de bankkoppeling en automatische herkenning veel tijdsbesparing oplevert.

De periodieke verwerking van de loonadministratie kan in veel gevallen direct gekoppeld worden aan het boekhoudpakket. Hierdoor heb je hier geen omkijken naar en is de administratie maandelijks netjes bijgewerkt.

Als alle facturen geboekt zijn en de bank is verwerkt kun je bij de meeste boekhoudprogramma’s zelf een Btw-aangifte aanmaken en indienen bij de Belastingdienst. Twijfel je over de verwerking van de administratie, de Btw-aangifte of andere zaken in de administratie dan kan je adviseur bij HLB Van Daal altijd meekijken.

Kost het verwerken van je administratie onverhoopt toch teveel tijd? Lees dan de blog van mijn collega Bart Megens.

triangle dark triangle light