Informatie Blog
4 minuten lezen

Dashboard in de lucht, zijn nu al mijn problemen opgelost?

Je bedrijfsvoering (nog) beter maken aan de hand van data: een uitdaging waar ik dagelijks mee bezig ben. In samenwerking met onze klanten maak ik dashboards: overzichten in de vorm van een digitaal rapport die inzicht geeft in de bedrijfsvoering van de organisatie. Een dashboard geeft snel inzicht in hoe het proces verloopt, of geeft bijvoorbeeld de wachttijden van een proces weer. Als een dashboard “up and running is” krijg ik vaak de vraag: is mijn bedrijfsvoering nu verbeterd?

Veel opgeslagen data, maar geen inzicht? Recent heb ik bij een klant de bedrijfsvoering inzichtelijk mogen maken middels een digitaal dashboard. Er was namelijk gesignaleerd dat de organisatie veel data opslaat, maar hier nog niet op kan (bij)sturen. De kernsystemen zijn inzichtelijk gemaakt, de data is samengevoegd en staat op één plek. Daarnaast zijn er overzichten gemaakt waar data met elkaar vergeleken wordt. Ook passen we rekenregels toe waardoor de handmatige werkzaamheden uit de organisatie verdwijnen.

Samen met de klant hebben we gekeken naar de belangrijkste stap: het gebruik van het dashboard. We hebben meerdere interne processen met elkaar vergeleken en gekeken naar het contrast met andere vestigingen. Zo ontdekte we dat er geen duidelijk proces was voor het inkoopproces en iedereen een eigen werkwijze hanteerde. Hoe pak je deze eigenaardigheden aan?

Innoveren van aanpak
Natuurlijk kan ik je niet alle ins en outs van de verdere aanpak bij deze klant vertellen. Wel ga ik je een stappenplan aanreiken om aan de slag te gaan met de inzichten vanuit een dergelijk dashboard die je binnen je bedrijf kunt realiseren. Deze stappen gaan je helpen om de inzichten van je dashboard om te zetten naar acties en verbeteringen voor jouw organisatie.

Stap 1: The Happy Flow
Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van het inkoopproces. Aan de hand van de data zagen we dat de interne processen op verschillende manieren liepen in de organisatie. Er is dus geen duidelijk beeld van “The Happy Flow”. De Happy Flow is het ideale pad van een proces: een werkwijze zonder uitzonderingen of eigenaardigheden. Heb jij dit als ondernemer al inzichtelijk? Dit inzicht krijgen is de eerste stap. Maak jouw ideale procesgang visueel, digitaal of op papier, en zorg ervoor dat je het proces kan toelichten bij een ander.

Stap 2: Wat of wie wijkt af en waarom?
Met de visualisatie van jouw ideaal beeld van een proces kun je nagaan waar op dit moment de gebreken liggen. Creëren mensen olifantenpaadjes of volgen mensen doelbewust het proces niet? En dan de belangrijkste vraag, waarom? Vinden ze dat het anders moet? En zo ja, is dat een goed idee? Moet het ook daadwerkelijk anders? Allemaal goede vragen om over na te denken. Als het goed is heb je met alle antwoorden nu een compleet overzicht en wordt het tijd voor actie.

Stap 3: Hoe optimaliseer je het proces?
We hebben nu onderzocht waarom mensen afwijken en je weet hierdoor wat de afwijkingen zijn op jouw beeld van het proces. Nu moeten er een aantal beslissen genomen worden, maar wat is het juiste beslissing? Moeten er bijvoorbeeld extra checks in het proces opgenomen worden? In het geval van een inkoopproces is het een goed idee om verplichte checks toe te voegen aangezien dit een fraudegevoelig proces is. Wellicht hebben medewerkers een reden aangeven waarom ze stappen overslaan? Dit is namelijk het moment om het proces te optimaliseren: neem hier de tijd voor. Het definiëren en optimaliseren van deze stap is mogelijk de belangrijkste van alle stappen. Wat de uitkomst ook is, houd in je achterhoofd, dat je het proces op een heldere manier moet kunnen delen met alle medewerkers.

Stap 4: The Roadshow
Als je een echte verandering wilt doorvoeren in het proces, dan is het van belang om de verandering aan te kondigen aan alle deelnemers van het proces en bijvoorbeeld ook over verschillende vestigingen heen. Hierbij is het belangrijk om de medewerkers mee te nemen in het waarom van de verandering en te vertellen wat je van hun verwacht. Dit kan natuurlijk op verschillende manieren, maar in mijn optiek is “The Roadshow” de beste manier. Hierbij zorg je voor verschillende fysieke contactmomenten met de betrokken collega’s en leg je de veranderingen uit. Op deze manier kan je snel schakelen en kunnen medewerkers direct vragen stellen. Geef hierbij ook duidelijk aan welke stappen ze moeten nemen en hoe ze deze moeten vastleggen. Maak vooral duidelijk waarom de verandering van het proces belangrijk is voor de organisatie.

Stap 5: Monitoren
Zodra het nieuwe gestroomlijnde proces is geïmplementeerd, is het tijd voor de laatste stap. Een die vaak wordt overgeslagen: het bewaken van het nieuwe proces. We monitorden het proces al een beetje, anders hadden we stap vijf niet bereikt. Het monitoren is nu van groter belang omdat we tijd geïnvesteerd hebben om het proces te optimaliseren. Nu moet je ook in de gaten houden dat medewerkers het proces ook daadwerkelijk volgen. Dit kan je op verschillende manieren doen. Door bijvoorbeeld steekproefsgewijs te controleren of medewerkers hun stappen te laten opschrijven, maar ik raad aan om het digitaal te houden en te integreren in het dashboard. Op deze manier houdt je alles overzichtelijk op één plek. Het fijne van digitaal monitoren is dat je uiteindelijk het dashboard kan uitbreiden met verschillende waarschuwing triggers. Bijvoorbeeld als iemand buiten de kaders treedt. Hoe meer je je processen gaat verbeteren en slimmer gaat inrichten, hoe meer je met zekerheid op je dashboard kan sturen. Dankzij deze waarschuwing triggers hoef je alleen nog maar periodiek te controleren en ontvang je een waarschuwing indien nodig. Op deze manier bouw je aan de toekomst van jouw bedrijf.

Zo zie je maar weer, met alleen digitaliseren ben je er nog niet!

triangle dark triangle light