Automatisering en robotisering: onbegonnen werk?

Iedere dag komt er wel weer een nieuw buzz-woord voorbij als je op de socials kijkt. Zeker als je ergens een tech-filter aangeklikt hebt, word je doodgegooid met termen als RPA, Cloud Computing en Hybrid Cloud. En hoewel we ons er misschien aan ergeren, kunnen we er niet omheen: binnen de techniek is er een blijvende verandering als het gaat om automatisering en robotisering. Oftewel: techniek is here to stay. Hoe maak je nu in die stroom van nieuwe termen de keuze wat wel en niet relevant is voor jouw organisatie? Waar moet je absoluut mee aan de slag en welke automatiseringsprojecten moet je vooral laten liggen? Mijn advies: keep it simple. Hoe je dat doet? Dat lees je in deze blog.

De verleiding is groot om, bij het horen van allerlei nieuwe technische ontwikkelingen, bovenop de mogelijkheden te springen en te denken dat je het allemaal moet toepassen om jouw bedrijf beter te maken. Maar niets is minder waar. Het is juist de kunst om even afstand te nemen en de te varen koers te bepalen. Neem je bedrijfsvoering onder de loep en kijk waar verbetermogelijkheden en -noodzakelijkheden zitten. Welke processen gebeuren bijvoorbeeld handmatig en welke met behulp van een computer? In welke processen ben je eigenlijk vooral bezig met heel vaak klikken, terwijl je die kostbare tijd liever zinvol zou besteden? Pik de vervelende, saaie handmatige processen eruit: dat is je eerste focus.

De valkuil hierbij overigens is dat je alles meteen in één keer groots wilt aanpakken. Want als je toch tijd, geld en moeite gaat investeren, waarom zou je dan niet meteen voor de volle honderd procent inzetten? De praktijk laat vaak zien dat projecten uitlopen, zowel in tijd als in budget. Júist tijdens automatisering en digitale transformatie. Daarom: keep it simple. Kies iets kleins om te verbeteren, maak dat af en zet dan de volgende stap. Zo zal je zien dat je door middel van iteraties (ofwel herhaling) langzaam je bedrijf klaarstoomt voor het grotere werk.

Met deze twee stappen breng je jouw organisatie naar het volgende niveau

Stap 1: Zoek iets wat je wilt verbeteren

Kijk of je dit proces kan verbeteren op bijvoorbeeld efficiency en doorlooptijd. Kies iets wat klein is, maar wat wel vaak gebeurt. Tip: kies iets wat je medewerkers saai vinden om te doen. Dan heb je meteen steun vanaf werkvloer!

Stap 2: Zoek nu naar wat een mogelijke oplossing kan zijn voor dit probleem

Je hebt een beginpunt, namelijk het probleem en een eindpunt: de oplossing. Zet niet meteen in op grootse oplossingen, want voor je het weet begin je aan een te groot traject dat niet meer in de hand te houden is. Begin dus klein (keep is simple!) en ga daarna verder met automatiseren en digitaliseren. Zo groei je vanuit succes.

Een voorbeeld uit de praktijk

Mijn taak bij HLB Van Daal is het begeleiden en automatiseren van Interne- en externe processen. Zo was ik een aantal maanden terug in gesprek met een klant die het probleem had dat hij vaak financiële data nodig had die in een oud-systeem vastzat. Elke keer als hij hier inzichten wilde uithalen, moest hij honderd keer klikken, twintig keer downloaden, samenvoegen, de gehele rataplan. Hij zei: “Het moet er gewoon uit.”

Of hij nu het gehele systeem bedoelde of alleen de data, onze focus was: keep it simple. De eerste stap was dan ook het vervelende werk van hem over te nemen. Ik heb een stukje software toegepast dat de handmatige handelen van de klant als het ware nadoet. Een soort robotje die alle stappen doorliep, iedere dag weer, en hem zo van het saaie en tijdrovende werk ontlastte. Eerst voor één van zijn rapporten en geleidelijk aan voor steeds meer van de inzichten die de klant wenste. Inmiddels zijn we een stap verder: we voegen de data nu niet meer alleen samen in Excel, we presenteren het ook in een gaaf Dashboard. Bovendien zijn we andere systemen aan het koppelen en het oude financiële systeem aan het vervangen. Alles natuurlijk heel geleidelijk aan en stap voor stap.

Dare to dream beyond

Hoewel het belangrijkste advies in automatisering en robotisering is om het simpel te houden, wil ik je wel graag meegeven dat dromen mag. Het is zelfs belangrijk voor de toekomst van je organisatie. Dus: dare to dream beyond. Met het oog op de toekomst stoom je je organisatie binnen no time, maar wel in het juiste tempo, klaar voor wat komen gaat.

Leun dus eens achterover en kijk naar jouw bedrijf: wat kan er anders, beter? Spar ook eens met collega's om te kijken waar zij tegenaan lopen. Pak iets op en breng het verder. Heb je daarbij tips en tricks nodig of wil je meer weten over hoe je jouw automatisering nog een stapje verder kunt brengen? Dan nodig ik je graag uit om een kijkje te nemen in onze whitepaper via de button hieronder of lees de blog die mijn collega Eddie schreef over digitale transformatie en efficiëntie. Wie weet staat er iets tussen wat je kunt gebruiken!

triangle dark triangle light